مستند سازی

چکیده :

مستند سازی



مستندسازی ، همیشه و در همه حالات امری لازم و ضروری است . انسان دارای توانی محدود برای نگهداری اطلاعات در حافظه خود می باشد ، خصوصا" موضوعاتی که زمینه استفاده و یا مراجعه به آنان در یک مقطع زمانی خاص باشد . یک پروژه خوب می بایست دارای چندین مستند مهم باشد که هر یک از آنان دارای جایگاه و مخاطب خاص خود می باشند :

گزارش محتص مدیریت : گزارش فوق ، خلاصه طرح مورد نظر برای ارتقاء و یا ایجاد یک شبکه جدید بوده که در اختیار مدیریت سازمان به منظور اتخاذ تصمیم نهائی گذاشته می شود. در این گزارش نمی بایست به مسائل فنی شبکه به صورت کامل همراه با ذکر جزئیات فنی ، اشاره گردد .در این نوع گزارشات همواره نوشتن کوتاه و در عین حال مفید ، مورد نظر می باشد . استفاده از لیست Bulleted گزینه ای مناسب نسبت به پاراگراف های طولاتی و بلند ، می باشد . در گزارش فوق ، می بایست به سوالاتی همچون دستاوردها و مزایای سازمان پس از ارتقاء و یا ایجاد یک شبکه جدید ، اشاره گردد. در این مستند لازم است به ضرورت ایجاد و یا ارتقاء شبکه اشاره شده و می بایست برای هر موضوعی که به آن اشاره می گردد ، مزایای آن نیز تشریح و بیان شود .در صورتی که بین مزایای اشاره شده و مسائل مالی ( کاهش هزینه ها در دراز مدت ، افزایش بهره وری و ... ) ، ارتباطی مستقیم وجود دارد ، می بایست در این گزارش به آنان اشاره گردد. در این گزارش ، می توان نقطه نظرات و یا دلایل سایر همکاران در خصوص ضرورت ارتقاءء و یا ایجاد شبکه جدید را نیز بطور مختصر بیان نمود.

طرح فنی پروژه : تهیه گزارش فوق نسبت به گزارش قبلی تا اندازه ای مشکل تر می باشد . پس از مشخص نمودن عناصری که قرار است ارتقاء داده شوند ، می بایست مراحل مربوط به جزئیات جایگزینی تجهیزات قدیمی با تجهیزات جدید ، مشخص گردد. در صورتی که قصد ایجاد یک شبکه را از ابتدا داشته باشید و یا طرحی را آماده می نمائید که بر اساس آن اکثر تجهیزات موجود جایگزین می گردند ، گزارش فوق بسیار مفید و موثر خواهد بود . در این گزارش می بایست عملیات اساسی به منظور پیاده سازی پروژه دقیقا" مشخص گردد.بندرت پیش می آید که طرح یک پروژه بدون اعمال ملاحظات و یا اصلاحاتی ، به مرحله نهائی خود برسد .

ایجاد Checklist جزئیات کار : برای هر یک از عملیاتی که می بایست انجام شود ، تهیه یک Checklist بسیار مفید خواهد بود ( عدم فراموشی مراحل ) . ایجاد اینچنین لیست هائی نشاندهنده توجه و پیش بینی شرایطی است که امکان تحقق آنان وجود خواهد داشت . در شبکه های بزرگ ، مشخص نمودن عملیاتی که می بایست انجام شوند ، امری ساده نخواهد بود . چراکه تعداد زیادی از برنامه ها مرتبط با کاربر بوده و می بایست آمادگی لازم در خصوص تغییر و اصلاح آنان وجود داشته باشد . در این رابطه لازم است به پرسنل فنی مدیریت شبکه آموزش های لازم در رابطه با انجام مراحل فوق و تست آنان ، داده شود.استفاده از فیدبک های ارائه شده توسط استفاده کنندگان و تغییر لیست ایجاد شده ، یک ضرورت می باشد .
شناسائی نقاط حساس و ریسک پذیر : در این گزارش پتانسیل ها و نقاطی که مستعد بروز ریسک در پروژه می باشند ، شناسائی و لیست می گردند. در این رابطه لازم است به عملیاتی که باعث کاهش و پیشگیری از ریسک می گردد نیز اشاره شود .